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  办事流程

档案管理流程

 

档案管理流程

  

    1.归档文件范围。凡是反映本单位工作活动,具有查考利用价值的文件材料,包括本单位在工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、录像等各种门类和各种载体的档案。

    2.平时归档要求 。

(1)归档文件以件为单位。一般每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册等一册(本)为一件,来文与复文为一件。

    (2)归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。通常是指对以纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔等字迹材料制成的文件材料。

3.分类与装订

    (1)装订与分类。归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

    (2)分类。归档文件可以采用年度——保管期限——问题进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

①按年度分类。一份文件往往有多个时间特征,如成文日期、签发日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。分年度时,一般来说应以文件签发日期为准。召开会议等,可能会跨年度形成文件,分类时归入办结年度。

②按保管期限分类。指将文件按划定的保管期限进行分类。

③按问题分类。按文件内容所说明的问题对归档文件进行分    类。类目体系应合乎逻辑。

    4.排列与编号

(1)排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。将同一事由的相关文件排列在一起。

(2)编号。以归档章的形式在归档文件上注明。归档文件在分类、排列后,按文件排列顺序从“1”开始标注。

    5.编目与装盒

    (1)编目。指编制归档文件的目录。编目时以件为单位逐件编目,来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。编目项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数等。具体要求:填写日期一项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日,如1999年11月12日,标注为19991112。备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

   (2)装盒。将归档文件按件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表。档案盒封面应使用全称或规范化简称。档案盒盒脊,包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号等。备考表置于盒内文件之后,包括盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况说明,并填写负责整理归档文件的人姓名,负责检查归档文件质量的人姓名和归档文件整理完毕日期。







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